Ces derniers temps, plusieurs entreprises ont opté pour la dématérialisation de leur département des RH. Leur service administratif n’échappe pas également à la numérisation de leurs transactions. La digitalisation de toutes les prestations en entreprise suppose, au juste, l’utilisation d’une solution d’archivage électronique. Sur ce point, le coffre-fort électronique ou numérique professionnel constitue la solution sécurisée de stockage des données digitalisées
Le coffre-fort électronique pour le stockage des informations
Une entreprise peut garantir la sécurisation des informations numérisées qu’elle traite avec un coffre-fort numérique pour bulletins de paie. Cette solution d’archivage numérique ne modifie pas, en aucun cas, les données conservées en son sein. De même, l’intégrité permanente de toutes les informations liées à toutes les transactions a été observée en toute sécurité. La solution d’archivage numérique reste ainsi capable de reproduire à l’identique toutes les données numériques qu’elle dispose.
Un coffre-fort électronique pour une soumission à des règles très strictes
L’encadrement de la qualification de « coffre-fort » a été stipulé par deux décrets du code des postes et des communications électroniques en 2018. Ces décrets définissent, tout particulièrement, le niveau de sécurité ainsi que les obligations légales que doit respecter l’entreprise dématérialisée. Dans cette optique, un coffre-fort numérique doit être conforme à toutes les recommandations techniques évoquées lors de sa mise en œuvre.
Des règles très strictes pour la récupération des documents conservés
Tout d’abord, l’hébergeur ne pourra pas accéder à toutes les données numériques qui sont conservées dans un coffre-fort numérique. Ce qui fait sa grande différence par rapport à des solutions de stockage digitales classiques. Ces solutions numériques sont codées et seuls les clients accrédités qui peuvent accéder à toutes les informations archivées. Quoi qu’il en soit, ces intervenants accrédités doivent penser à une clé de déchiffrement des codes secrets pour s’en sortir.
Une espace de stockage sécurisée pour divers avantages
A part l’accès sécurisé à des fichiers numériques archivés, le coffre-fort numérique permet aussi de profiter pas mal d’avantages. Cette espace de stockage simplifie la consultation des documents et la diffusion des informations en interne dans une entreprise. Ce qui contribue à une meilleure efficacité opérationnelle de toutes les équipes de travail. L’accès aux documents en ligne reste illimité et peut être géré en fonction des besoins de chaque département de production.
Une solution de coffre-fort électronique pour faire preuve de vigilance
Divers points de vigilance doivent inciter les entreprises à choisir l’utilisation d’un coffre-fort électronique. Il s’agit, entre autres, du respect des normes et des certifications. Il vient, par la suite, l’idée de stockage des données sensibles dans un data center souverain pour mieux garantir leur supervision. Il y a lieu de mentionner également la capacité de stockage du coffre-fort électronique pour la sécurisation des données.
Un coffre-fort numérique pour l’amélioration des services aux salariés
D’autant plus, tous les salariés peuvent suivre facilement leur vie administrative depuis une application mobile via ce coffre-fort numérique. Grâce à cette facilité d’utilisation, le coffre-fort numérique apporte des améliorations aux services rendus aux salariés. Avec l’utilisation de cette espace de stockage numérique, il est possible de mettre à la disposition des salariés un coffre-fort numérique dédié aux bulletins de salaire.
Un espace de stockage numérique pour la pérennisation des documents
De cette façon, ces documents RH peuvent être conservés au moins pendant une période de 50 ans à l’issue de leur départ de l’entreprise. En outre, l’adoption du coffre-fort électronique vise également le respect des dispositions légales et normatives sur le RGPD. Ce dernier évoque toutes les règles de procédures relatives à la protection des données personnelles. Les conformités aux normes des labels de ces solutions sont validées après un audit effectué par un expert.